Cerere de concediu online: ghid complet pentru angajatori

„Doamna Maria, vă rog să-mi semnați cererea de concediu"

Ana stă în fața biroului doamnei Maria de la HR de 10 minute. A scris cererea pe o foaie A4 ieri seară, în grabă. Doamna Maria caută în dosar să vadă câte zile mai are Ana din concediu, o scenă care se repetă lunar, la fiecare angajat care vrea să plece undeva.

Pe undeva, cineva uită cererea într-un teanc. Salariul lui Marcel ajunge greșit pentru că nimeni n-a notat că a luat 3 zile în iulie. Ana e plecată la mare când îți dai seama că trebuia aprobată cererea, nu doar primită.

Cererile de concediu pe hârtie produc greșeli lună de lună. În Pontajj, angajatul cere din aplicație, managerul aprobă cu un buton, iar aplicația ține socoteala zilelor.

Tipurile de concediu

Fiecare tip are regulile lui. Pontajj le ține pe toate, cu codurile folosite de obicei în fișele de prezență:

Cum arată cererea, din partea angajatului

1. Ana intră în Pontajj pe telefonul ei: Portalul angajatului, Concedii, Cerere nouă
2. Alege tipul (de obicei CO, concediu de odihnă)
3. Alege data de început și de sfârșit pe un calendar
4. Aplicația calculează zilele lucrătoare (sare peste sâmbete, duminici și sărbătorile legale)
5. Verifică dacă mai are zile disponibile (pentru CO) și dacă cererea nu se suprapune cu o altă cerere a ei. Suprapunerile cu colegii nu se blochează: le vezi tu, în Planificare concedii, înainte să aprobi.
6. Apasă „Trimite". Cererea apare pe loc în clopoțelul administratorului și al managerilor, ca notificare pe telefon dacă au acceptat notificările, și vine și pe e-mail.

Ana nu mai trebuie să stea la ușa HR-ului.

Cum arată din partea managerului

1. Vede cererea în clopoțel și pe e-mail, cu legătura spre ea
2. Intră în Concedii, Cereri concedii, și vede detaliile: cine, când, câte zile, câte zile de odihnă i-au mai rămas omului și documentul atașat, dacă există
3. Aprobă sau respinge, cu un motiv dacă vrea să-l afle omul
4. Ana primește răspunsul în clopoțel
5. Zilele aprobate apar în raportul de pontaj cu codul lor (CO, CM etc.)

Zilele rămase, fără caiet

Greșeala clasică e caietul HR-ului: „Ana avea 21 de zile, a luat 3 în martie, mai are 18...". Apoi cineva uită să scadă și se ajunge la „cum, am 24 de zile? Doar 21 mi se cuveneau".

Pontajj ține socoteala din cererile aprobate: zilele rămase pe anul curent, plus zilele reportate din anul trecut, fiecare cu termenul până la care se mai pot lua. Concediul neefectuat se poate lua în 18 luni de la începutul anului următor (art. 146 alin. (2)), iar aplicația ține două sloturi de reportare, fiecare cu termenul lui.

Câte zile pe an

• Pe firmă: setezi câte zile pe an dă firma; dacă nu pui nimic, aplicația pornește de la 21, nu mai puțin de minimul legal de 20.
• Pe om: pentru vechime sau o negociere personală, pui alt număr în fișa angajatului.

Planificarea: vezi cine e plecat

În Concedii, Planificare concedii, ai calendarul lunii cu numele celor plecați în fiecare zi: verde aprobat, galben în așteptare, weekendul hașurat. Vezi dinainte dacă doi oameni de la același punct de lucru pleacă în aceeași săptămână.

Asta previne situațiile de tipul „cum n-a aprobat nimeni? Au plecat amândoi în vacanță".

Concedii aduse după ce au trecut

Marcel s-a îmbolnăvit, s-a dus la doctor, ți-a adus certificatul medical cinci zile mai târziu. Concediul medical e un drept legal, indiferent de ordinea în care afli de el.

Administratorul și HR-ul pot înregistra pentru un om orice concediu deja petrecut. Raportul lunii respective se recalculează.

Cum apar concediile în raport și export

Zilele de concediu aprobate apar:

• În raportul lunar de pontaj, cu codul lor (CO, CM, CFP, CMA, CPA, CS, EF, CIC, CI, UF, CRM; alt concediu aprobat apare ca AL, nu ca absență)
• În fișa lunară pentru ITM, gata de semnat, cu zilele marcate
• În raportul pentru Saga sau WinMentor: coloane separate pentru fiecare tip de concediu, în ordinea statului de salarii; contabilul le transcrie în programul lui, cu cifrele gata calculate

O grijă mai puțin pentru doamna Maria

Cererile de concediu pe hârtie duc la greșeli la salarii și la neînțelegeri cu oamenii. Cu Pontajj, drumul de la cerere la raport e în aplicație, iar întrebarea „dar câte zile mai am?" are răspunsul pe telefonul omului.