Este legal pontajul GPS al angajaților? Condițiile din Legea 190/2018

Întrebarea pe care o pune orice angajat

„Adică mă urmărește firma pe GPS?" Dacă introduci pontaj cu localizare fără să explici nimic, exact asta vor crede oamenii tăi. Și au dreptul să întrebe: localizarea angajaților este, în sensul legii, monitorizare electronică la locul de muncă. Vestea bună e că legea o permite. Vestea și mai bună e că are condiții clare, iar dacă le respecți, ești mai liniștit decât cu orice condică de hârtie.

Ce spune legea, concret

Regulamentul european 2016/679 (GDPR) e cadrul general, iar în România condițiile pentru monitorizarea angajaților sunt în Legea 190/2018, articolul 5. Ca angajator, poți folosi sisteme de monitorizare electronică dacă:

1. ai un interes legitim, temeinic justificat, care prevalează asupra drepturilor angajatului. Evidența orelor de muncă e chiar o obligație legală (Codul Muncii, art. 119), deci justificarea există;
2. i-ai informat pe angajați în prealabil, complet și explicit: ce date se colectează, când, de ce, cât timp se păstrează;
3. ai consultat sindicatul sau reprezentanții salariaților înainte de introducerea sistemului;
4. alte forme, mai puțin intruzive, nu și-au dovedit eficiența;
5. datele de localizare se păstrează maximum 30 de zile, cu excepțiile expres prevăzute de lege.

Punctul care descalifică majoritatea sistemelor: cele 30 de zile

Mulți angajatori nu pică la informare, ci la stocare: sistemul reține coordonatele GPS luni sau ani de zile, „că poate ne trebuie". Nu ai voie. Coordonatele de localizare sunt exact categoria de date pe care legea o vrea ștearsă după 30 de zile.

Aici e diferența dintre pontaj cu localizare și urmărire: pentru evidența orelor ai nevoie de oră și loc de muncă, nu de coordonate. Pontajj face distincția tehnic:

• localizarea se citește doar în momentul pontării, ca să confirme că angajatul e în zona de lucru. Aplicația nu urmărește poziția în restul zilei;
• coordonatele brute se șterg automat după 30 de zile, prin comandă programată zilnic, nu „când ne aducem aminte";
• în fișa de prezență rămân, pe termenul legal, doar ora de începere, ora de sfârșit și locația de lucru (numele punctului, nu coordonatele). Exact ce cere art. 119 la un control ITM.

Acordul scris pentru salariații mobili

Mai e o piesă, des uitată. Art. 119 alin. (2) din Codul Muncii spune că, pentru salariații mobili și pentru cei care lucrează de acasă, evidența orelor se ține „în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris". Deci pontajul din telefon, cu localizare, trebuie așezat pe un acord semnat de amândoi: tu și angajatul.

Nu trebuie să-l inventezi: am pregătit un model de acord gata de completat, făcut exact pentru evidența prin pontaj electronic din telefon, cu mențiunile de informare cerute de Legea 190/2018. Îl tipărești, îl semnați, îl pui la dosarul de personal.

Lista ta de conformare, pas cu pas

Ce NU ai voie să faci

• să urmărești poziția angajatului în afara pontării (sau, mai rău, în afara programului): scopul e evidența orelor, nu supravegherea;
• să păstrezi istoricul de coordonate „pentru orice eventualitate" peste 30 de zile;
• să pornești sistemul întâi și să anunți oamenii după: informarea e prealabilă, altfel toată prelucrarea e viciată;
• să te bazezi pe „consimțământul" angajatului ca temei: în relația de muncă, consimțământul rareori e considerat liber exprimat. Temeiul corect e obligația legală plus interesul legitim, cu garanțiile de mai sus.

Pe scurt

Da, pontajul GPS al angajaților este legal în România, cu trei condiții practice: informare prealabilă, consultarea reprezentanților și ștergerea localizării după 30 de zile, plus acordul scris pentru salariații mobili. Un sistem construit corect le bifează din prima zi, fără proceduri suplimentare la tine în firmă.

Articol informativ, nu consultanță juridică. Verificat pe textele oficiale: Legea 190/2018 art. 5 și Codul Muncii art. 119 (forma dată de OUG 53/2017), pe legislatie.just.ro, la data publicării.