Condica de prezență vs. pontajul electronic: ce cere legea de fapt

Caietul de la intrare nu e ce crezi că e

În mii de firme românești există, la recepție sau la poartă, un caiet: condica de prezență. Oamenii semnează dimineața, semnează la plecare, iar patronul doarme liniștit că „are pontaj". Doar că legea nu cere caietul; cere altceva, iar diferența se vede exact la control.

Ce cere legea de fapt

Art. 119 alin. (1) din Codul Muncii, în forma în vigoare: „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 16^1 evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru." Pentru salariații mobili și cei care lucrează de acasă, condițiile evidenței se stabilesc prin acord scris.

Observă ce NU apare în text: cuvântul „condică", cuvântul „semnătură la sosire", vreun format anume. Legea e neutră tehnologic: hârtie, Excel sau aplicație, toate sunt acceptabile cât timp evidența e zilnică, cu ore de început și de sfârșit, ținută la zi și prezentabilă la cerere.

Condica față în față cu cerințele

Condica are un singur merit real: semnătura olografă a salariatului, utilă ca probă. De asta fișa generată de Pontajj păstrează coloana de semnătură: tipărești fișa lunii, oamenii semnează, ai și evidența exactă, și semnăturile.

Trecerea de pe caiet pe electronic, fără dramă

1. Ziua 1: contul firmei îl faci în câteva minute (datele vin din ANAF după codul fiscal), apoi asistentul din aplicație te duce prin restul: angajații din exportul REGES-Online sau dintr-un fișier, locațiile pe hartă.
2. Tot în ziua 1: un QR la intrare sau un autocolant NFC pe perete; fiecare om pontează de pe telefonul lui.
3. Prima lună: ține și condica, în paralel, pentru liniștea tranziției; compară la final fișa generată cu caietul și vezi singur diferențele (de regulă, în favoarea aplicației).
4. Pentru salariații mobili: semnezi acordul scris cerut de art. 119 alin. (2), cu modelul nostru gratuit. Pentru localizare mai ai de bifat condițiile din Legea 190/2018, art. 5; le găsești în articolul despre pontajul GPS.

Concluzia practică

Condica nu e ilegală; e insuficientă. Dacă în ea nu apar orele de începere și de sfârșit, zilnic, pentru fiecare om, nu îndeplinește art. 119, oricâte semnături adună. Iar dacă le-ar aduna pe toate, tot rămâne documentul care se completează din memorie, se pierde și se numără manual. Evidența pe care o cere legea iese din pontajul electronic, din butonul pe care omul îl apasă la venire și la plecare.

Articol informativ, nu consultanță juridică. Reperul legal: Codul Muncii art. 119, forma în vigoare (Legea 88/2018; alin. (2) modificat prin Legea 275/2022), verificată pe legislatie.just.ro la 08.10.2026.