Fișa colectivă de prezență: ce cere ITM la control (art. 119)

„Aveți evidența orelor? Cu ora de începere și de sfârșit?"

Cam așa începe partea de timp de muncă la un control ITM. Nu „aveți pontaj?", ci exact pe textul legii. Pentru că art. 119 din Codul Muncii (în forma dată de OUG 53/2017) spune precis ce trebuie să ai:

„Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru."

Documentul cu care se răspunde, în practică, e fișa colectivă de prezență. Hai s-o luăm bucată cu bucată.

Condica nu e fișa de pontaj

Două documente, des confundate:

• condica de prezență: semnătura angajatului la sosire și la plecare. Un obicei, util ca probă, dar legea nu-l mai cere ca atare;
• fișa colectivă de prezență (pontajul): evidența cerută de art. 119, cu orele de începere și de sfârșit pe fiecare zi, pentru fiecare salariat, plus concediile și absențele. Asta se arată inspectorului.

Ce conține o fișă corectă

Greșelile clasice găsite la control

1. Pontaj „din pix", identic în fiecare zi: toată firma 08:00-16:00, luni întregi, inclusiv în zilele când POS-ul sau mailurile arată activitate la alte ore. Inspectorii văd tiparul imediat.
2. Fișa completată la sfârșitul lunii, din memorie. Legea cere evidență zilnică, ținută la locul de muncă.
3. Orele suplimentare invizibile: fișa arată 8 ore, oamenii pleacă la 19:00. La un conflict cu un angajat, exact diferența asta devine probă împotriva ta.
4. Salariații mobili fără acord scris: pentru ei, art. 119 alin. (2) cere condiții stabilite prin acord scris. Ai nevoie de el semnat, la dosar. Model gratuit aici.
5. Coordonate GPS păstrate la nesfârșit ca „dovadă": localizarea se șterge la 30 de zile (Legea 190/2018); în fișă rămân orele și locul de muncă, nu coordonatele. Detalii în articolul despre pontajul GPS.

Cum arată în Pontajj

Fișa colectivă de prezență se generează automat din pontajele reale: Rapoarte, Lunar, butonul PDF Legal. Iese un A4 landscape cu antetul firmei, legenda codurilor, orele de începere și de sfârșit pe fiecare zi (culese la pontare, nu scrise din pix), totalurile lunii, coloana de semnătură pentru fiecare salariat și rubricile Întocmit / Verificat / Aprobat. La control deschizi telefonul, alegi luna, o arăți sau o tipărești.

Iar pentru contabil există raportul separat, cu cifrele în ordinea statului de salarii; despre el, în ghidul de export pentru Saga și WinMentor.

Cât se păstrează

Codul Muncii nu fixează un termen de arhivare pentru fișele de prezență; practica aliniată la obligațiile contabile e păstrarea lor câțiva ani. În Pontajj, pontajele se păstrează 5 ani (termenul din politica noastră de confidențialitate) și rămân exportabile oricând, deci controalele pe anii trecuți nu te prind fără documente.

Articol informativ, nu consultanță juridică. Verificat pe textul oficial al art. 112 și 119 din Codul Muncii (forma OUG 53/2017), pe legislatie.just.ro, la data publicării.