REGES-Online și Pontajj: importul angajaților și trimiterea în registru

De ce să scrii datele de două ori?

Le-ai introdus deja în REGES-Online când ai angajat oamenii: nume, CNP, funcție, data angajării, normă. Asta e o cerință legală, nu ai cum să o eviți.

Dacă pui acum un sistem de pontaj, trebuie să le mai scrii o dată? Nume cu nume, CNP cu CNP, pe 25 de angajați? E timp pierdut și loc de greșeli.

În Pontajj nu le scrii a doua oară. Îi preiei pe angajați din exportul de contracte REGES-Online, iar după ce firma se conectează la registru, contractele, actele adiționale, suspendările și încetările pleacă din Pontajj direct în REGES-Online.

Ce e REGES-Online, pe scurt

REGES-Online e registrul general de evidență a salariaților, în varianta actuală: o platformă web a Inspecției Muncii, introdusă prin HG 295/2025. A înlocuit vechiul Revisal (aplicația instalată local, pe HG 905/2017, acum abrogată), iar perioada de tranziție s-a încheiat la 31 decembrie 2025. Fiecare angajator e obligat să transmită acolo datele contractelor.

Am scris separat un ghid al platformei REGES-Online: termene, obligații, ce ține registrul. Aici e vorba de legătura cu Pontajj.

Pasul 1: exportul de contracte din REGES-Online

1. Te autentifici în REGES-Online cu contul firmei.
2. Mergi la Setări, Utile, Export contracte.
3. Alegi formatul JSON (merge și XML) și apeși Export contracte.
4. Dacă ai și oameni plecați, descarci și fișierul de la Export contracte încetate.

Exportul de salariați nu se folosește, pentru că nu conține contractele.

Pasul 2: importul în Pontajj

Fișierul îl încarci la prima configurare, în asistent, la pasul Angajați, cu Import din ReGES, sau oricând după aceea din Personal, Import/Export.

1. Încarci fișierul de contracte (JSON sau XML, cel mult 10 MB).
2. Pontajj îți arată o previzualizare: câți oameni sunt noi, câți se actualizează, câți se sar sau sunt încetați. Nimic nu se scrie încă.
3. Confirmi. Contractele active creează sau actualizează angajații și apar în Pontajj ca contracte legate de registru. Un contract care există deja în Pontajj, cu aceeași dată de început, doar se leagă; cel care lipsește se preia din registru, iar documentul semnat rămâne la tine.
4. Dacă încarci și fișierul de contracte încetate, Pontajj dezactivează oamenii al căror contract curent s-a încheiat. Un contract vechi al cuiva care are acum altul nu atinge contul lui.

Fișierele mari nu blochează ecranul: importul rulează în fundal, iar rezultatul îl vezi în aceeași pagină când se termină.

Reimport fără dubluri

Întrebarea frecventă: „dacă am importat luna trecută și mai angajez câțiva oameni, încarc tot fișierul din nou?" Da. Un al doilea import cu același fișier nu face dubluri: oamenii se recunosc după CNP și se actualizează.

Limita planului

Importul respectă numărul de angajați al abonamentului: 5 angajați pe Starter, 10 angajați pe Echipă, 25 angajați pe Pro, 50 angajați pe Business, 100 angajați pe Maxim. Rândurile care ar depăși limita sunt sărite și apar ca atare în rezultat, nu se pierd în tăcere.

Pasul 3: trimiterea în registru, din Pontajj

După import, Pontajj poate ține registrul pentru tine:

1. Reprezentantul legal al firmei generează cheile în REGES-Online, la Setări, Angajator, Utile, Obține credențialele.
2. Le scrii în Pontajj, la Import/Export, REGES-Online, și apeși Conectează și verifică. Pontajj refuză cheile dacă sunt ale altui cod fiscal.
3. Pe aceeași pagină, Pregătirea registrului îți arată ce date lipsesc fiecărui om (CNP, domiciliul, actul de identitate, codul COR, localitatea punctului de lucru) și trimite deodată tot ce e complet.
4. De atunci, angajările, actele adiționale, suspendările și încetările se trimit din Pontajj. Răspunsul registrului îl vezi în jurnalul transmiterilor, iar un mesaj respins îți apare și în clopoțel.

Atenție: din clipa în care generezi cheile, REGES nu mai primește date din aplicația lui web pentru firma ta. Registrul se ține din Pontajj. Răspunderea pentru date rămâne a ta, ca angajator.

„Nu vreau să lucrez cu exportul din REGES"

Atunci folosești un fișier CSV. Din Personal, Import/Export, descarci șablonul: obligatorii sunt nume_complet și email; opționale sunt telefonul, departamentul, funcția, CNP-ul, actul de identitate, adresa, data angajării și zilele de concediu. Îl completezi în Excel sau Google Sheets și îl încarci înapoi. La CSV, oamenii existenți se recunosc după adresa de e-mail, dacă bifezi actualizarea lor.

Ce câștigi

Datele angajaților le scrii o singură dată. Le preiei din registru la început, apoi orice angajare, act adițional sau încetare făcută în Pontajj pleacă în REGES-Online, fără să o scrii și pe site-ul Inspecției Muncii. Iar odată angajații în aplicație, raportul lunar de pontaj se construiește pe aceleași date.