Raport pontaj lunar: fișa de pontaj conform Codului Muncii

Inspectorul ITM bate la ușă. Ce le arăți?

E joi dimineața, ești la o cafea cu un partener de afaceri, suni la birou și auzi: „a venit cineva de la ITM, nu mai știu unde sunt foile de pontaj din februarie".

Te apucă durerea de cap. Foile alea le ai pe undeva, într-un dosar la birou, într-un teanc pe biroul HR-ului, undeva. Le găsești în două zile. Probabil. Dacă ai noroc.

Asta n-ar trebui să fie un eveniment stresant. Codul Muncii e clar. Art. 119 alin. (1), în forma în vigoare: „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 16^1 evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru." „Ori de câte ori se solicită" nu înseamnă „peste două zile". Înseamnă acum. Iar ca document justificativ al salarizării, evidența se păstrează 5 ani (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25; Codul Muncii nu fixează un termen), deci și foile din februarie de acum trei ani trebuie să existe.

Cu Pontajj, fișa lunară pentru ITM se face din pontajele zilnice. Alegi luna, descarci PDF-ul și îl arăți inspectorului. Ce anume caută inspectorul în ea am detaliat în ghidul fișei colective de prezență.

Ce conține fișa lunară

Pe fișă apar pentru fiecare angajat, exact cum cere ITM:

Codurile de prezență: ce înseamnă fiecare

Sunt codurile folosite de obicei în fișele de prezență; legenda lor apare pe fișă. Legea nu cere coduri anume, cere orele de începere și de sfârșit.

Cum o generezi

1. Mergi la Pontaj, Rapoarte
2. Click pe fila Lunar
3. Alegi luna și anul
4. Vezi lista cu toți angajații, codurile, totalurile

Exporturile

• PDF Legal: format A4 landscape, conform ITM, cu antetul companiei și loc pentru semnături. Asta e cea pe care o cere inspectorul.
• PDF Simplificat: format compact, fără semnături. Util pentru arhivă internă.
• CSV sau Excel (.xlsx): fiecare raport se descarcă și ca fișier Excel adevărat, din butonul „Excel" de lângă „CSV".
• Export Saga sau WinMentor: cifrele pentru contabil, în ordinea statului de salarii, din meniul Contabilitate de pe pagina raportului lunar. Detalii în ghidul de export pentru Saga și WinMentor.

Și raportul zilnic, când îl ai nevoie

Lunarul e pentru ITM. Dar uneori vrei să te uiți zilnic, luni dimineață, vrei să vezi cine a apărut și cine întârzie.

Raportul zilnic îți arată:

• Lista tuturor angajaților cu ora de intrare și de ieșire
• Câte ore a făcut fiecare în ziua aia
• Cine e absent, cine e în concediu, cine întârzie
• Export PDF sau CSV dacă vrei să-l trimiți cuiva

Aprobare pontaje: pentru companii cu cerințe stricte

Dacă ai un sistem unde managerul trebuie să verifice și să confirme pontajele înainte să fie folosite în calculul salariilor, Pontajj are flux de aprobare. Managerul intră în panou, vede pontajele echipei, le aprobă sau le ajustează cu motiv, iar fiecare intervenție rămâne în istoric, înainte ca luna să fie închisă.

Util pentru companii cu departamente HR mai strict, sau pentru cele certificate ISO unde fluxul de aprobare e cerință.

Inspectorul nu e un dușman, dar e un control

Vine, întreabă, răspunzi. Dacă răspunsul tău e „stați să caut câteva zile", ești deja pe lista celor care au probleme cu evidența. Dacă răspunsul tău e „alegem luna și descarc PDF-ul", ești o firmă care își ține evidența la zi.

Cu Pontajj, la sfârșitul lunii rezolvi zilele incomplete și cererile de corecție, aprobi pontajele, apoi descarci fișa și exportul.